Skip to main content

Privacy policy

Voorwoord

Deze privacy policy gaat uit van:

Betotrace BV
Lange Ambachtstraat 10
9860 Oosterzele
ondernemingsnummer en BTW-nummer 0765.854.986
RPR Gent (afdeling Gent)
hierna genoemd ‘Betotrace BV’

Deze privacy policy gaat uit van Betotrace BV in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en is van toepassing op:

  • Categorie 1: de verwerking van persoonsgegevens via de website betotrace.com
  • Categorie 2: de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) haar prospects, klanten-licentienemers (incl. zij die inschrijven op een demo) en ex-klanten
  • Categorie 3: de verwerking van persoonsgegevens van gebruikers van de Betotrace tool
  • Categorie 4: de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) leveranciers en andere zakelijke partners
  • Categorie 5: de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten

Betotrace BV zal uw persoonsgegevens, zijnde informatie waarmee u als persoon geïdentificeerd kan worden, met  grote zorg behandelen, de passende maatregelen nemen om misbruik, verlies, vernietiging, beschadiging onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging, dan wel andere onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

Betotrace BV verwerkt uw gegevens met respect voor de principes van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.

Betotrace BV wenst u door middel van deze privacy policy in te lichten over:

  • welke en op welke wijze persoonsgegevens worden verzameld;
  • waarvoor uw gegevens worden gebruikt en de rechtsgrond;
  • hoe ze worden beschermd;
  • met wie ze worden gedeeld;
  • of uw persoonsgegevens naar het buitenland worden doorgestuurd; en
  • hoe lang ze worden bewaard.

Vervolgens wordt uitgelegd hoe u uw rechten met betrekking tot de verzamelde informatie kunt uitoefenen. Deze transparantie zorgt ervoor dat u geïnformeerde beslissingen kunt nemen bij het overmaken van uw persoonsgegevens.

Betotrace BV kan deze privacy policy op ieder moment wijzigen. Betotrace BV zal de laatste versie van de privacy policy op de website www.betotrace.com publiceren. Het is dus aan te raden deze periodiek te bekijken. Indien ingevolge de toepasselijke wetgeving uw voorafgaandelijke toestemming nodig is voor wijzigingen aan deze privacy policy, zal Betotrace BV u contacteren en uw toestemming afwachten.

Deze privacy policy werd voor het laatst op 2 september 2022 geüpdatet.

Welke persoonsgegevens verzamelt Betotrace BV?

Betotrace BV beperkt de verzameling van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de hieronder vermelde doeleinden.

Betotrace BV verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Categorie 1: Voor wat betreft gewone bezoekers van de website (geen licentienemers):

  • Wanneer u gewoon op onze website surft kan het zijn dat wij gedragsdata vangen zoals uw surfgedrag en IP-adres;
  • U kunt rechtstreeks met Betotrace in contact komen via de website door bijvoorbeeld het contactformulier in te vullen: zodoende ontvangen wij dan uw voornaam, naam, geslacht, e-mailadres (telefoonnummer en andere informatie is optioneel).

Categorie 2: Voor wat betreft prospects, licentienemers (inclusief zij die inschrijven op een demo)en ex-klanten:

  • Generieke persoonsgegevens van contactpersonen van prospects, licentienemers en ex-klanten zoals voornaam, naam, geslacht, telefoonnummer en e-mailadres, functie;Van huidige klanten verwerken bij ook financiële gegevens zoals bankgegevens.

Categorie 3: Voor wat betreft gebruikers van de Betotrace tool:

  • Generieke persoonsgegevens van gebruikers zoals voornaam, naam, geslacht, telefoonnummer en e-mailadres, functie;
  • Gedragsgegevens omtrent het gebruik van de Betotrace tool.

Categorie 4: Voor wat betreft leveranciers en andere zakelijke betrokkenen:

  • Generieke persoonsgegevens van leveranciers en andere zakelijke betrokkenen zoals voornaam, naam, geslacht, telefoonnummer en e-mailadres, functie;
  • Van huidige leveranciers verwerken bij ook financiële gegevens zoals bankgegevens.

Categorie 5: Sollicitanten

  • Generieke persoonsgegevens zoals voornaam, naam, geslacht, telefoonnummer en e-mailadres;
  • Andere informatie die u ons vrijwillig meedeelt via curriculum vitae of anderszins.

In dit kadert verwijst Betotrace BV eveneens naar haar Cookie Policy dewelke u via deze link kunt raadplegen.

Er worden geen gevoelige persoonsgegevens verzameld.

U kunt Betotrace BV uw persoonsgegevens bijvoorbeeld overgemaakt hebben door op de Betotrace website te surfen, door ons te e-mailen enz. Er zijn dus persoonsgegevens die door u rechtstreeks worden bezorgd, maar er kunnen ook persoonsgegevens automatisch worden verzameld zoals over uw browser, uw interactie de website, uw IP-adres enz. Eventueel krijgen wij uw persoonsgegevens door van derden.

Vergeet Betotrace BV niet te informeren over een wijziging van uw persoonsgegevens indien deze informatie voor Betotrace BV relevant is. Betotrace BV streeft er op haar beurt naar om uw persoonsgegevens accuraat te houden.

Indien u bepaalde gegevens niet wenst over te maken, is het mogelijk dat Betotrace BV de gevraagde diensten niet (naar behoren) kan uitvoeren.

Waarvoor gebruikt Betotrace BV uw persoonsgegevens?

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de klantenovereenkomst

Relevante categorieën: 1 en 2

Betotrace BV gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om u haar diensten en producten te kunnen aanbieden en in het algemeen voor een degelijk klantenbeheer. Zo kan Betotrace BV gepast met u communiceren. Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen uw onderneming en Betotrace BV te kunnen uitvoeren.

Bv. wanneer u ons e-mailt, kunnen wij u terugmailen en u gepast aanspreken.
Bv. wij gebruiken persoonsgegevens om te communiceren over onze diensten via de support desk.

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de leveranciersovereenkomst

Relevante categorieën: 1 en 4

Betotrace BV gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om met u te kunnen communiceren omtrent de diensten of producten die u aanbiedt en in het algemeen voor degelijk leveranciersbeheer. Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen uw onderneming en Betotrace BV te kunnen uitvoeren.

Optimalisatie van de diensten en beveiliging en statistieken 

Relevante categorieën: 1, 2, 3, 4 en 5

Uiteraard hebben wij het recht om onze tools en diensten afdoende te beveiligen en optimaliseren. Dit over het algemeen op basis van de gerechtvaardigde belangen van Betotrace BV.

Wij zullen de persoonsgegevens van gebruikers van de tool in principe verwerken in onze hoedanigheid van verwerker, maar in het kader van de optimalisatie van onze diensten, beveiliging en statistieken kan het gebeuren dat persoonsgegevens verwerkt worden voor eigen doeleinden.

Voor de meer dan noodzakelijke cookies zal Betotrace BV steeds uw toestemming afwachten. We verwijzen hiervoor naar de Cookie Policy.

Bv. wij kunnen uw surfgedrag op onze website en tool bijhouden teneinde de website-ervaring te personaliseren.

Promotie door Betotrace BV

Relevante categorieën: 1 en 2

Wanneer u klant bent van Betotrace BV, kan uw e-mailadres, voornaam, naam en geslacht ook gebruikt worden om verdere gelijke of gelijkaardige diensten of producten aan u te promoten of u te informeren over weetjes in de sector. Dit op basis van het gerechtvaardigde belang van Betotrace BV.

Wanneer het niet gaat over gelijk of gelijkaardige producten of diensten wordt uw toestemming gevraagd voor dergelijke verwerking voor promotionele doeleinden. U kunt ons steeds vragen om dergelijke informatie niet langer te ontvangen.

In het kader van direct marketing kunt u steeds uw recht van bezwaar laten gelden.

Bv. Wanneer u apart zou inschrijven op een nieuwsbrief of promo zonder dat u klant bent, zal uw toestemming voor de verwerking van uw voornaam, naam, geslacht en e-mailadres gevraagd worden. In geval de promo gebaseerd is op toestemming, kunt Betotrace BV op ieder moment verzoeken dergelijke inlichtingen of nieuwsbrieven niet langer te versturen.

Verwerken van sollicitaties

Relevante categorieën: 5

U kunt zowel via de website als anders solliciteren voor een functie bij Betotrace BV. We gebruiken uw persoonsgegevens alsdan om uw kandidatuur te evalueren en kunnen desgevallend contact met u op te nemen. Uw CV kan allerhande informatie bevatten naast uw generieke contactgegevens zoals uw werkgeschiedenis, opleidingen enz. Dit alles op basis van uw toestemming.

Van zodra u een aanbod accepteert zullen wij een arbeidsovereenkomst opmaken en uw gegevens verwerken op basis van uw intentie om met ons een arbeidsovereenkomst af te sluiten. Van zodra u effectief een werknemer bent, wordt de overgemaakte informatie in uw HR-file opgeborgen en wordt de privacy policy voor werknemers van toepassing.

Indien u niet weerhouden wordt als werknemer, kunnen wij u vragen om uw persoonsgegevens nog voor een korte periode verder bij te houden. Zo kunnen wij u snel contacteren wanneer er een nieuwe functie openvalt. Dit alles op basis van uw toestemming. U kunt uw toestemming te allen tijde terug intrekken.

Wettelijke verplichtingen

Relevante categorieën: 1, 2, 3, 4 en 5

Daarnaast gebruikt Betotrace BV uw gegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen die op haar van toepassing zijn en om haar rechten te vrijwaren (bv. in geval van een geschil zal zij uw persoonsgegevens gebruiken om u de nodige correspondentie te sturen).

Wanneer Betotrace BV uw gegevens op basis van een andere rechtsgrond, dan wel voor een ander doel zou verwerken, zal u hieromtrent voorafgaandelijk alle relevante informatie ontvangen en zal uw toestemming hiertoe worden gevraagd indien nodig.

Betotrace BV doet geen beroep op computergestuurde programma’s om beslissingen met betrekking tot uw persoonsgegevens of profiling te nemen.

Welke beschermingsmaatregelen heeft Betotrace BV doorgevoerd?

Betotrace BV heeft zowel administratieve (zoals het gebruik van paswoorden, geheimhoudingsverklaringen wanneer nodig), organisatorische (bv. gepaste methode van opslag, regelmatige back-up, toegang beperken tot personen die de gegevens nodig hebben) als technische maatregelen (bv. antivirusprogramma’s, beveiliging van netwerkverbindingen door gebruik van een Secure Socket Layer (SSL)) genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Betotrace BV streeft ernaar ook in de toekomst de gepaste maatregelen te nemen, hierbij steeds rekening houdende met de specifieke aard en grootte van haar activiteiten, met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen. Wees ervan bewust dat interageren via het internet steeds risico’s met zich meebrengt.

Betotrace BV’s website kan links, plug-ins, interfaces naar externe websites bevatten. Indien u persoonsgegevens aan deze websites overmaakt, zijn de privacy regels van deze websites van toepassing en treden dergelijke partijen in de eerste plaats op als verwerkingsverantwoordelijke en het privacybeleid van deze derde partijen zal dus van toepassing zijn.

Met wie deelt Betotrace BV uw persoonsgegevens?

Betotrace BV deelt uw gegevens met partijen die Betotrace BV helpen met de uitvoering van haar diensten bv. haar IT-providers voor gegevensopslag, partijen die ons helpen met productontwikkeling, haar verbonden ondernemingen in het kader van een centraal beheer. Betotrace BV maakt met hen de nodige afspraken (bv. door het afsluiten van een verwerkersovereenkomst). Zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen en mogen deze gegevens enkel in het kader van de uitvoering van hun diensten gebruiken.

Ten slotte worden uw persoonsgegevens gedeeld met de bevoegde autoriteiten indien zij daarom zouden verzoeken.

Gaan uw persoonsgegevens naar het buitenland?

Betotrace BV kan uw persoonsgegevens naar andere landen overdragen. In geval van transmissie naar landen buiten de EEA, zal Betotrace BV de nodige maatregelen blijven nemen om uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens te garanderen en de veiligheid en integriteit ervan te verzekeren. Doorgaans worden uw persoonsgegevens buiten de EEA overgedragen op basis van de standard contractual clauses zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

Hoe lang bewaart Betotrace BV uw persoonsgegevens?

Betotrace BV zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

Indien u promoties en algemene informatie over de sector via een nieuwsbrief of ander communicatiemiddel ontvangt, worden uw voornaam, naam, geslacht, e-mailadres bewaard tot op het moment dat u zich uitschrijft.

Verder bewaart Betotrace BV de nodige persoonsgegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen zoals de fiscale bepalingen met betrekking tot de bewaring van gegevens. Betotrace BV kan in het daarvan gegevens tot 7 jaar na het afsluiten van een opdracht bewaren. Betotrace BV houdt de nodige gegevens ook bij voor het vrijwaren van haar rechten in geval van geschillen (10 jaar voor contractuele aansprakelijkheid, bij rechtsvordering: tot einde van de procedure).

Na het verstrijken van de retentieperiode zal de data verwijderd worden.

Welke rechten heeft u?

U heeft verschillende rechten:

  1. Recht van toegang en recht om een kopie te bekomen

U heeft te allen tijde de mogelijkheid om de persoonsgegevens en andere informatie op te vragen ter inzage. Betotrace BV stuurt u dan binnen een redelijke termijn en kosteloos een kopie.

  1. Recht op rectificatie, verwijdering, beperking en intrekking

Verder kunt u ook om een aanpassing of wissing van uw persoonsgegevens verzoeken of een verwerking laten beperken (bijvoorbeeld wanneer Betotrace BV de juistheid van uw persoonsgegevens gaat controleren) of uw toestemming intrekken (indien van toepassing).

  1. Recht van bezwaar

U kunt in bepaalde gevallen een bezwaar indienen en Betotrace BV dus vragen om te stoppen om bepaalde gegevens te verwerken, wanneer u degelijke en legitieme redenen heeft om dit te doen. Bijvoorbeeld in het kader van direct marketing.

  1. Recht op overdraagbaarheid van de gegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om de gegevens aan een andere verwerker over te dragen.

  1. Recht om klacht te richten aan de bevoegde autoriteit

Klachten kunt u bovendien steeds richten aan de bevoegde autoriteiten. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, contact@apd-gba.be.

Dit alles binnen het kader en limieten van de toepasselijke wetgeving.

Toepasselijke wet en rechtbank

Op deze privacy policy, het verwerken van de persoonsgegevens is het Belgische recht van toepassing. Alle geschillen worden bij voorkeur in der minne geregeld. Indien dit onmogelijk blijkt, behoren alle geschillen voortvloeiende uit deze privacy policy en het verwerken van persoonsgegevens tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken en hoven van het arrondissement waar Betotrace BV haar maatschappelijke zetel heeft, tenzij dwingende wetgeving die zou verbieden.

Contactpunt

Heeft u vragen, wenst u een verzoek of een bezwaar met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of deze privacy policy in te dienen? Neem dan contact op met Betotrace BV via info@betotrace.com. U kunt Betotrace BV ook steeds berichten via gewone post op haar maatschappelijke zetel hierboven vermeld.

Dank een kopie toe te voegen van een bewijs van uw identeit.

Betotrace BV zal u zo snel als mogelijk een antwoord bieden en in ieder geval binnen 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden), maar dan zal Betotrace BV u hierover berichten.